文書管理規則

文書管理規則

□総則

第一条目的

文書管理を制度化するために、文書処理の品質と効率を増進するために、本規則を制定する。

第二条範囲

本規則でいう文書管理とは、総管理処の各部、室、センターまたは各会社（事業部、業務執行部門を含む）と外部との接触の文書（電報を含む）及び関係企業（会社の内容を含む）の各部門間の往来文書（署名を含む）を指し、書類を受領（発）してからファイル化するまでの全ての過程の処理と制御を行う。

□引受部門

第三条総受付部門

本社の各部門と外部との連絡文書の授受は総管理部の総務部門が一括して行い、各会社（工場）の所在地の総授受は所属総務部門が行う。総受付部門は文書の受領及び発送を担当しています。

第四条管理部門

（一）総管理処の各部、室、センター及び各会社は会社の名義と外部から来て、行く文書で、各会社の総経理室或いは管理処を管理部門とする；営業、購買、工務、資料、法律、サービス訓練などの業務部門の文書で、各当該業務部門の最高主管部門を管理部門とすることができる。

（二）各会社（工場）の所在地と外部との連絡は地域的文書であり、その所在地の経理室または管理処（または総務部門）を管理部門とする。

（三）関係企業の各会社、部門間の連絡文書は原則として工場、処、部、室以上の部門を管理部門とする。

（四）管理部門は、担当者を指定して、往来文書の原書及び授受、開封、登録、分文、監査、校正、監印、書類管理などの事項を担当しなければならない。文書末は規定の処理者によって、管理部門は受理できない。