知らないはずの十大文書は隠れた危険を管理します。

企業が今競争の激しい大環境の中で才能を現すことができるかどうか、その中の重要な決定的な要素は企業管理にあります。

しかし、多くの企業が運営の中で、大量のコストと人的資源がひっそりと流失しているのに、企業の管理者は知らないで、企業資本の蓄積が厄介な問題になっていますが、企業の利益が上がりません。

筆者は複数の企業に対する調査分析を通して、企業運営において知られてはならない10の潜在的な危険をまとめた。

企業管理の中の十大隠れた危険

一：ファイルの統一的なバックアップが難しい企業の中には、ほとんどの人が一台のパソコンを持っています。百人以上の従業員で構成されている企業が発生した文書の数は非常に膨大で、その中には多くの企業にとって非常に重要な文書があります。

これらの文書は、あるコンピュータシステムのハードディスクが壊れたり、ウイルスに感染したりして失われた場合、その損失は計り知れません。

紛失防止のために、バックアップファイルは間違いなく素晴らしい措置です。

分散、ファイル量が大きく、すべてのコンピュータの中のファイルを一つずつ定期的にバックアップすることは、ほとんど不可能です。

秘密資料の安全が脅かされています。調査を受けた企業の中で、多くの管理者は自分の企業の文書には厳格な秘密保護措置が必要だと思っています。

企業管理の中で従業員の離職、転職などの人員流動現象は非常によく見られています。会社に関する重要文書はよく複製、削除、流出されています。調査によると、85%の職員はこれらの「競争力」のある資料と情報を簡単にダウンロードできます。78%の資料は企業内部から流出しています。

従業員が退職した後に会社の商業機密文書をコピーして持っていって、更に高値で競争相手に売って、深刻な情況は企業に数千万元の直接の損失をもたらすかもしれなくて、間接的な損失は更に計り知れません。

潜在的なリスク3：文書検索が困難であるE 6共同文書管理システム2_/3致得ソフト---企業文書管理のウィンドウズファイルの検索が困難であることは、企業の中で最も一般的な問題の一つである。

企業運営において発生したファイル量が大きく、かつ分散しており、ファイル名や格納場所を忘れてしまう現象が発生します。

関連している調査によると、企業の中で一人当たりの毎日の検索に無駄な時間は約20分で、計算によると、一人当たりの毎年の11日間は全部探しています。数十人、数百人からなる企業が浪費しているのは数十甚だしきに至っては百万の支出です。

隠れた危険4:

今はまだ多くの企業が紙の文書を管理する段階にとどまっています。

いくつかの会社は電子文書を主な情報媒体としていますが、回覧やアーカイブの整理においても、オフィス紙を大量に使用しています。

オフィス用纸の浪费は环境に大きなストレスをもたらしています。

このほか、紙ドキュメントの保存が極めて困難で、大量の保管スペースを占めるだけでなく、腐りやすくカビが発生して修復不可能な損傷をもたらし、完全に検索できません。

いかなる段階で問題が発生したら、以前の情報資料を流失させ、また新たにコスト調査を行う必要があります。

検索できないので、箱をひっくり返して一つ一つ検索するしかないです。大量の時間と材料の浪費をもたらしました。企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、現在の「グリーンオフィス」の理念とも乖離しています。

5つの潜在的なリスク：文書のバージョンの混乱は、企業の操作の過程で、膨大な数のドキュメントを作成することがあります。各文書は毎日大量のスタッフによって繰り返し転送されます。例えば、契約書、見積書、方案などの重要な文書は、バージョンの統一ができません。

契約書にサインする時に廃棄された契約書を誤用した場合、生産を行う時に、オリジナルの生産設計原稿を最新の設計原稿として使用し、気づき次第生産を再開し、誤ったロットの製品は廃棄し、大量の生産原料を浪費し、商品の納期を遅延させてしまいました。

これらの状況は往々にして企業の利益が上がらず、逆に下がって、企業に大きな経済損失をもたらします。

潜在的なリスク6：文書の流通が困難で、共有企業内部には常に数十個、あるいは数百個の部門と支社があり、従業員の数はもっと巨大で、部門、プロジェクトグループの人員との間で、頻繁にファイルを交換し、共有する必要があります。

もし企業が自分の従業員に便利なファイル共有手段を提供していないなら、書類の発送、更新は非常に時間の無駄になり、文書検索と電子ファイル管理の難しさが大きく、仕事の効率が極めて低くなり、企業情報化管理のボトルネックになります。

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あらゆるファイルを集中的に管理できなくなり、企業のファイル量が倍になるにつれて、ますます多くの書類が散乱し、数十台から数百台のコンピュータに保存され、すべてのファイルを集中的に管理することは実現できない理想です。

各社員の書類組織と命名習慣はそれぞれ違っています。どの書類が価値がありますか？どれが価値がないか？他の人には分かりにくいです。

これはさらにファイルの分散性を強めている。

企業の書類が分散すればするほど、管理性が悪くなります。

管理者が書類を集められず、規格が統一されないと、組織と重用が難しいです。

書類がひどく分散している企業では、社員が退職し、仕事の引き継ぎをする時に、書類が流失し、知識断層が常態である。

時には引継ぎの時間がないため、大量の知識文書が知られず、価値を失うこともあります。

これらの現象は圧倒的多数の企業になった。

方面の病巣

潜在的なリスク8：審査のスピードが遅いファイルの流れのコントロールも企業の文書管理の中で制御しにくい一環で、企業は毎日数十件から数百件の書類を数えて決裁して流転して、一つ一つ審査員を探して、いつも数ヶ月の時間を必要として全体の流れを完成します。

関連する調査結果の統計によると、企業の遠隔管理と書類の回転のコストは総コストの10%ぐらいを占めています。ファイルの移動の過程は非常に繁雑で、しかも効率が低下しています。仕事のプロセスに影響して、企業に必要でない時間とコストの浪費をもたらします。

仕事の効率が低下して、企業の通弊になった。

隠れた危険9：操作の歴史企業の仕事を記録できません。文書から離れられないで、百千人以上の従業員がいつも文書を操作しています。従業員はどの文書に対してどのような操作をしましたか？記録できません。仕事のミスをした後、お互いに責任を転嫁する現象が深刻です。

会社の機密文書は悪意によって改ざんされましたが、誰が作ったのか調べられません。社員のE 6は共同文書管理システムとなります。重要な内容が誤魔化してしまい、前のバージョンに戻らなくなりました。

危険十：手動番号の時間がかかりますが、企業が文書管理を行うには、文書番号を与えることが不可欠です。

ファイル番号によって、多くの検索ファイルの時間が節約され、より合理的なドキュメントにすることができます。

しかし、企業文書は数千万年にわたって蓄積されています。すべての文書に対して統一的な番号管理ができません。重要な文書は契約、人事ファイルなどです。

もしお客様と契約を締結する時、文書番号が混乱していますので、お客様の契約を交換した後、相手方に渡すことを間違えました。会社の信用に影響を与えただけではなく、契約の守秘責任の関連条項を違反して、会社に経済損失を与えたという現象は極めてよくあります。