전자 공문의 8대 관계

8대 관계 중 하나: 전자 공문과 종이 공문

전자 공문은 컴퓨터를 통해 조작, 전송, 기억 등 처리된 디지털화 산물, 종이의 공문에 비하면 전자 공문은 저축적, 검색 속도가 빠르고, 원거리 빠른 전송 및 많은 사용자 공유를 동시에 만족시키는 장점을 가지고 있다.컴퓨터와 인터넷 정보기술의 응용이 보급됨에 따라 컴퓨터에서 직접 발생과 전송, 전자공문도 점점 많아진다.그러나 종이의 공문과 비교하면 전자공문도 스스로 극복할 수 없는 한계성이 존재하고, 유체 분리와 직접 읽을 수 없고, 소프트웨어와 하드웨어에 의존해야 인식과 이용이 가능하다. 전자공문은 쉽게 개정, 복사, 수정 후 거의 흔적을 남기지 않고, 진실성, 완전성, 증거성 면에서는 인정받기 어렵다.이에 따라, 향후 상당 기간 동안 종이 공문을 던져 전자공문을 대신해 전자공문과 종이공문서를 병존할 수 없다.
　　
우리는 공문의 본질적 기능을 정확하게 인식하고, 전자 공문과 종이 공문서의 관계를 이해하고 공문 물리 매체에 대한 습관 심리를 타파하고, 디지털화된 공문 신개념을 세워야 한다.전자 공문에 대해서는 그 특성에 따라 적합한 관리 방법을 제정하여 지질 공문과 우위를 상보해야 한다.

8대 관계2: 전자 인감 및 전자 인증

종이의 공문에 있어서 도장은 공문이 발효되는 중요한 표지이다.전자공문에 대해서도 인장 발효 표지가 필요하다면 논의할 만하다.전자 도장은 전용 소프트웨어를 통해 생성되었고, 비교적 비싼 컬러 레이저 프린터를 필요로 해야만 붉은색 도장을 인쇄할 수 있다.한편 색채와 인쇄 등의 원인으로 인쇄된 전자인장과 종이 공문에 사용한 인장은 전혀 같지 않다. 그렇다면 같은 발문기관에 두 가지 도장이 등장한다.전자공문을 발송하면서 종이 공문을 인쇄하면 동일한 공문이 두 가지 도장을 사용하는 현상이 나타난다.한편 전자도장은 기술 수단으로 생성되었기 때문에 기술수단을 통해 훔치거나 모조하기 쉽다.
　　
실제 문제는 전자공문의 진실성을 어떻게 인증할 것인지, 즉 수문기관이 어떻게 확인한 전자 공문이 진실한 발문기관이 발급되었는지, 전자신분인증이 완료된다면 전자도장의 역할은 홍장, 빨간 머리 문서에 대한 습관 심리적 요구를 충족시키는 것이다.전자공문은 반드시 반드시 반드시 그렇게 고의로 만들어야 할 빨간색 전자인감은 안 되며 전자인증 마크가 있어야 한다.

인터넷 매체와 전통 매체

인터넷 매체는 신문지, 방송, 텔레비전 3대 전통 미디어 이후 4번째 미디어에 비해 인터넷 매체는 편의, 시효성이 높고, 정보 게시 범위가 광범위하고 정확한 통계가 우세하다.한편, 우리는 인터넷 매체의 특징을 충분히 발휘해야 하며, 전자 공문의 메시지 형태를 풍부하게 해 볼 수 있으며, 만약 "멀티미디어 공문을 시도할 수 있다"는 전자공문에서 문자를 채택할 뿐만 아니라 소리, 그림, 애니메이션 등 다양한 형식을 채택해야 한다. 이것은 공문의 전파 효과를 크게 개선할 것이다.한편, 인터넷 매체에서 공문을 발포하고, 인터넷 매체에서 발표한 공문을 표준 문본으로 삼을 수 있으며, 정부 사이트에 전문관리하는 전자 공문 게시판을 설립하면 공문서가 발표되면 공식 문본으로 변경, 삭제, 현 단계에서는 한 단위 내부 네트워크에서 실현, 복사-복사 복사-복사-복사’의 전통적인 업무방법을 점차적으로 실현할 수 있다.

8대 관계의 4: 전자 공문과 전자 공문서

문서를 보존하는 가치를 가진 전자 공문서는 반드시 보관해야 한다.전자 공문서를 보관한 후 바로 전자 파일을 형성한다.전자공문서의 압축 관리에 대해서는 단칼에 맞으면 안 되며, 단계별로 걷는 것이 좋다.첫걸음, 먼저 종이의 공문과 전자 공문을 복사하여 이중 압축합니다.이 방법은 오프라인으로 저장할 수 있는 반송체로 전자 공문을 백업하고, 종이질과 디스크 (디스크, 테이프) 로 이중 백업하여 각각 압축할 수 있으나 반드시 연락해야 한다.이렇게 종이공문서를 이용하여 전자공문을 고정시키고 전자공문을 고치기 쉬운 문제를 해결하고 법적 효용을 확보하고 전자공문 분류그룹에 대한 저서 표시를 하고 전자 공문을 검색, 저장소 분야의 장점을 보존할 수 있으며, 전자공문은 효율적이고 편리하게 전자공문을 이용하여, 전자공문에 좋은 보호작용을 할 수 있다.둘째 단계, 문서 일체화, 이 방법은 파일 관리 업무를 전자공문의 운영과 관리에 앞당겨 개입하고, 전자 공문의 형성, 처리 과정 중 전자 공문 생명 주기표, 전자 공문 및 전자 공문 및 전자 공문 관리 통합, 전자 공문 형성, 수집, 축적, 압축, 압축, 압축, 압축, 압축, 압축, 압축 및 기타 전자 공문서 보관 및 이용 관리, 전자 공문의 진실성, 온전성 및 유효성 확보.

8대 관계의 5: 공문 전송 무지화와 문서 일체화
　　
공문 무지화 원격 전송 (전자 공문 전송) 은 사실상 전용 통신 플랫폼에서 암호화된 이메일, 전자 공문 전송은 여러 가지 '점'의 수송 기능을 실현할 수 있으며 복잡한 작업 일환과 절차를 간소화하며 정령의 효과적인 전달을 추진하는 것은 전통적인 발문 방식의 변혁뿐만 아니라 기관 사무 방식의 전환을 가져올 것이다.

현재 전자 공문 전송 관리는 일반적으로 수신 단위에 전자 공문을 수신 후 컬러 프린터를 통해 종이의 공문서로 인쇄하고, 절차에 들어가도록 요구한다.실제로 전송된 전자공문은 본기관의 전자 공문 운영 관리 시스템에 직접 들어가서 공문 요소의 전환을 실현하고 문서의 일체화를 실현하고 전자공문서의 업무를 완료한 후 공문의 기본 정보를 파일관리 시스템으로 직접 바꿔야 한다. 이렇게 수공조작과 중복노동을 크게 줄이고 실수를 피하는 것이다.

공문 처리 전자화 는 진정 으로 사무 효율 을 향상 하 고, 사무 비용 을 낮추는 목적 을 컴퓨터 네트워크 에서 공문 처리 전 공정 전자화 와 무지화 를 실현 해 상위 (중앙, 국가 기관), 하(시, 현구), 좌우(당위, 정부, 인대, 인대, 정협 부서, 직속 단위) 상호 소통을 실현해야 한다.공문 처리 전 공정 무지화, 전자 공문 전송, 전자 비판, 흔적 수정, 전자 서명의 법률 효력을 인정해야 한다.현재 전자공문서의 법률적 효력 문제를 해결하지 못했기 전에 비교적 실행할 수 있는 방법은 전자공문 운영 과정 중 초고, 원고 인쇄, 지질공문으로 전송되고, 의원고인, 핵 발급자 등 체결해 법적 효력을 잠시 해결할 수 있는 문제이다.

공문 처리 규범화 및 개인화

공문 처리 는 공문 의 수출, 처리, 형성, 전달, 저장, 압축 파일 등 프로세스, 전자 공문 처리 시스템 을 제때에 공문 의 관련 정보 를 파악 할 수 있 고, 통계, 인쇄, 인쇄, 촉진, 리더 회보, 문서 등 기능 을 향상 하 기 위해 사무 효율 과 질 을 향상 했 다.수공방식은 전자화 방식으로 바뀌는 과정에서, 흐름은 변화해야 한다. 조직기구, 관리 방식의 변화도 공문 흐름에 영향을 미친다.공문 소프트웨어 설계에서 소프트웨어 개발과 업무 절차의 재조와 정합을 중시해야 하며, 정보 기술로 공문을 규범해야 한다.만약 공문 이 많은 머리 를 막기 위해 종이 공문 열람 서 를 취소 해 컴퓨터 처리 를 거쳐 컴퓨터 등록 된 공문 을 거쳐 처리할 수 있 고 공문 이 운영 체외 순환 을 차단 할 수 있다.공문 심의 관문을 강화하는 동시에, 가능한 한 문서 절차를 간소화하고, 조작 절차를 간소화하고, 공문 운용 효율을 높여야 한다.

8대 관계의 7: 공문 처리 자동화 및 표준화
　　
전자 공문 처리 의 자동화, 지능 화 공문 처리 의 표준화, 예를 들면 공문 형식 표준, 전자 공문 처리 표준, 전자 공문 교환 격식 표준, 전자 공문 처리 시스템 소프트웨어 디자인 기술 표준 등 이다.‘ 국가 행정기관 공문 형식 ’ 의 표준에 따라 전자 공문 처리 시스템에서 자동으로 행정기관 각 문종의 형식을 생성할 수 있으며, 자동으로 공문 형식 요소의 위치, 글꼴, 글꼴, 글꼴, 글꼴, 글꼴, 글꼴, 글꼴, 글꼴, 글꼴, 자동적으로 주제사를 표시할 수 있으며, 자동으로 규범화한 순서에 따라 배웅, 사송 단위 등을 배열할 수 있다.

공문 처리 기준에 따르면 전자 공문 처리 시스템에 시한을 설치할 수 있으며, 그 때 촉구, 문서 힌트, 퇴문 경고 등, 취급문 중 관련 정보 자료를 배열할 수 있으며, 공문 창작, 자동 교정, 자동 교정, 자동으로 공문 요약 등을 작성할 수 있다.

8대 관계의 8: 공문 자원 공유 및 안전 비밀
　
공유와 비밀은 역대 모두 모순 문제다.이 문제를 잘 해결하려면 반드시 안전 보안 업무를 강화해야 한다.전자공문서는 여러 사용자의 공유 요구를 동시에 충족시킬 수 있지만 공문의 공유는 제한이 없는 것이 아니라 비준을 거쳐야 하는 인원에게 사용할 수 있다.전자공문 처리 시스템에서는 안전하고 신뢰할 수 있는 암호기나 분급 권한을 세워 로그인 모든 인원의 작업 시간, 대상 및 조작 과정, 의고 수정 내용의 전과정 추적 및 등록을 진행해야 한다.또한 어떤 공문서 데이터나 시스템은 하드웨어의 우연한 고장, 인위손상으로 인한 데이터를 잃지 않도록 안전하게 확보해야 한다.데이터 안전을 확보하기 위해 데이터 백업 작업도 중요하다.