시공 업 체 문서 관리 직책

시공 업 체 의 문서 관리 직책:

1)기술 책임자 책임 제 를 실시 하고 시공 문서 관리 직무 책임 제 를 단계별 로 구축 하고 보완 하 며 전문 문서 관리 자 를 배치 하고 시공 자료 의 관 리 를 책임 진다.

2)건설 공사 가 총 도 급 을 실시 하 는 경우 총 도 급 업 체 는 각 도 급 업 체 가 형성 한 공사 서 류 를 수집 하고 정리 하 며 각 도 급 업 체 는 본 업 체 가 형성 한 공사 서 류 를 정리 하고 서 류 를 작성 한 후에 총 도 급 업 체 에 신속하게 인계 해 야 한다.

3)시공 계약건설 업 체 의의뢰 하 다.공사 문서 의 조직 과 작성 업 무 를 진행 하 다.

4)요구 에 따라 준공 전에 시공 서 류 를 정리 한 다음 에 건설 업 체 에 넘 겨 공사 준공 검 수 를 한다.

5)편제 담당시공 서류의 세트 수 는 지방 도시 건설 문서 관리 부서 의 요구 보다 적 으 면 안 되 지만 완전한 시공 문 서 를 건설 업 체 에 넘 기 고 자체 보존 해 야 한다.보존 기간 은 공사 성격 과 지방 도시 건설 문서 관리 부서 의 관련 요구 에 따라 확정 할 수 있다.

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20 년 후에 문서 관리의 응용 이념 과 기능 은 모두 장족 의 발전 을 이 루 었 고 더욱 전면적 이 고 세밀 하 며 스마트 해 졌 다.화 천 파워 등 우수한 OA 시스템 에 서 는 지식 관리의 활용 사상 도 구현 됐다.

그러나 솔직히 이런 지식 관리의 응용 은 지식 관리 체계 중의 일부분 일 뿐 주로 문 서 를 매개체 로 하 는 외 현적 지식 에 대한 관리 에 나타 나 각종 지식 문서 의 집중 적 인 보존,공유,검색,업 데 이 트 를 실현 한다.그 나 저 나 이 점 을 잘 해 낼 수 있 는 기업 은 이미 괜 찮 고 괜찮다.

화 천 동력 OA 시스템 에서 문서 관 리 는 종합 적 인 모듈 로 지식 관리,다운로드 센터,전자 간행물,규정 제도,인터넷 하 드 디스크,보고서 센터 등 몇 가지 기능 을 포함한다.그들의 용법 은 전체적으로 비슷 하지만 중심 이 다 르 기 때문에 사용 자 는 유연 하 게 사용 할 수 있다.

이 모듈 에 있 는 문 서 는 두 가지 출처 가 있 는데 하 나 는 전자 문서 와 스 캔 부품,그리고 각종 사진 이나 영상 등 자 료 를 포함한다.다른 하 나 는 OA 시스템 의 중요 한 양식,통지,공고 등 정 보 를 이곳 에 직접 옮 겨 저장 하여 향후 사용 하기에 편리 하도록 하 는 것 이다.

OA 시스템 에서 문서 관 리 를 하 는 데 두 가지 관건 이 있 는데 하 나 는 안전 을 보장 할 수 있 는 지,다른 하 나 는 어떻게 효과적으로 이용 하 는 지 하 는 것 이다.

안전성 에 대해 우수한 OA 시스템 은 문서 의 관리 와 사용 권한 을 엄격 하고 세밀 하 게 제어 할 수 있다.예 를 들 어 화 천 동력 OA 시스템 에서 모든 폴 더 와 파일 의 수정,삭제,업데이트,방문,다운로드 등 권한 을 설정 할 수 있 고 권한 이 없 는 사용 자 는 관련 작업 을 할 수 없 거나 관련 문 서 를 방문 할 수 없다.또한 이 시스템 은 각 문서 의 접근 과 기록 수정 을 추적 할 수 있 는 로그 조회 기능 도 제공한다.

문 서 를 어떻게 효과적으로 이용 하 는 지 에 대해 화 천 동력 OA 시스템 은 기술적 인 측면 에서 지원 을 제공 했다.사용자 가 유용 한 문 서 를 신속하게 찾 을 수 있 도록 다양한 종류의 세분 디 렉 터 리 를 자 유 롭 게 설정 할 수 있 도록 합 니 다.또한 전체 텍스트 검색 기능 을 제공 하여 파일 의 제목 을 통 해 조회 할 수 있 을 뿐만 아니 라 문서 의 내용 도 직접 검색 하여 검색 키워드 에 따라 내용 비 교 를 하여 필요 한 문 서 를 찾 을 수 있다.

또 화 천 다이 내 믹스 OA 시스템 은 문서 가 새로 추가 되 거나 수 정 될 때 관련 자 에 게 알 람 을 자동 으로 보 내 적시에 파악 할 수 있 도록 알 람 기능 도 제공한다.사용 자 는 문서 관리 모듈 을 OA 시스템 의 첫 페이지 에 놓 을 수 있어 서 각종 문 서 를 사용 하 는 것 이 매우 편리 하 다.

문서 관리 라 고 하면 ISO 의 파일 관리 표준 체 계 를 생각 하 는 사람 이 많 을 것 이다.현재 우수한 OA 시스템 의 문서 관리 기능 도 ISO 파일 관리의 표준 체 계 를 구현 하고 있다.

예 를 들 어 기업 의 다양한 문서 정보 에 대해 여러 사람 이 같은 문 서 를 조작 할 때 수정 기록 을 통제 하고 관리 하기 어렵 고 수정 과정 에서 문제 가 발생 하면 찾기 어렵다.화 천 파워 는 OA 시스템 에서 버 전 관리 기능 을 제공 하여 모든 문서 의 수정 시간,수정 자 와 각 역사 버 전 정 보 를 자동 으로 기록 하여 후속 적 인 문제 처 리 를 편리 하 게 하고 기업 이 ISO 문서 화 를 실현 하 는 데 강력 한 도 구 를 제공 했다.

마지막 으로 설명 해 야 할 것 은 문서 관리 든 지식 관리 든 응용 실천 에서 가장 큰 장 애 는 효과 적 인 관리 도구 가 부족 한 것 이 아니 라 효과 적 인 관리 제도 가 부족 하고 강력 한 집행 이 부족 하 다 는 것 이다.OA 시스템 에서 간결 하고 실 용적 인 문서 관리 도 구 를 제 공 했 는데 잘 사용 할 수 있 는 지 의 관건 은 기업 이 제도 와 집행 방면 의 요소 에 있다.