文書管理の方法と手段

文書管理はプロジェクト管理において非常に重要で基礎的な一環であり、プロジェクト全体のライフサイクルの中に存在する。

もし一つのプロジェクトが文書管理に欠けているなら、それは標準的なプロジェクトではないです。

文書管理はプロジェクト開発において非常に重要な地位を占め、かなり大きな仕事量を占めています。高品質、高効率の収集、集約、共有、管理、保護プロジェクト文書は、プロジェクト管理水準とプロジェクト品質を向上させる上で極めて重要な意義があります。

プロジェクト文書のライフサイクルは通常、作成、審査、リリース、修正、配布、署名、保存、廃止、回復などの段階が含まれています。

プロジェクト文書を管理するということは、ライフサイクル全体を管理することです。

では、プロジェクトの文書管理はどうすればいいですか？

文書のライフサイクル全体をうまく管理することがポイントです。

作成：テンプレート、命名、分類、権限

新しいプロジェクトドキュメントを作成します。ファイルやフォルダを新規作成するだけでは完了しません。

まず、どの項目のドキュメントを作成するにも、固定されたドキュメントテンプレートに従って、内容、書式に対する基本的な要求を満たす必要があります。

たとえば、ドキュメントのヘッダーフッター書式、ドキュメントの目次スタイル、ドキュメントのフォントなどを設定します。

異なるカテゴリのドキュメントは、異なるドキュメントを作成する際に必要なテンプレートの種類をよりよく理解できるように、異なるテンプレートを持つべきです。

ドキュメントテンプレートが変更された場合は、利用者を速やかに知り、ドキュメントのテンプレート管理を行う必要があります。

第二に、文書の名前と分類にも注意が必要です。

管理者はプロジェクト文書の命名と分類の根拠と要求を規定しなければなりません。使用者が自分の必要な書類を素早く正確に位置決めできるようにします。

具体的な命名方法は「原文リンク」を参照してください。

最後に、新しいドキュメントに権限を設定します。

一つのプロジェクトの中で、同じ仕事には異なるタスクグループの複数の人員が同時に協力して完成する必要があるので、権限設定は広いタイプ、組み合わせが多く、特殊な状況に対して特殊な方法を持って対応しなければならない。

なお、権限管理は、プロジェクトスタッフが許可された権限の下で、より信頼性が高く、正確に文書を使用するために、より複雑で不便な管理操作を増やすべきではない。

審査：文書を中心としたプロセスの構築

文書管理の審査と伝統OAの審査とは違って、その原因は根本的な出発点の違いです。

文書管理の承認は文書を中心としてプロセスを確立しなければならない。

書類の権限申請であろうと、書類の署名であろうと、すべての操作は書類そのものをめぐって行われます。

過去のOAでの流れをやめて、添付ファイルの文書承認をメールで送りましょう。文書を中心としたオンラインプロセスを採用して、審査が簡単になります。

リリース：統一、快速、正確なリリースルート

どのようにしてプロジェクトドキュメントの作成、変更などのメッセージを迅速かつ正確に個々に通知しますか？ルートが重要です。

すべての情報は文書をめぐって操作され、情報の正確さを保証します。

同時に、現在のモバイルオフィスの時代の流れを満たすためには、ホームページ、アプリ、WeChatを問わず、最初の時間に情報を受信できるようにする必要があります。

処理：オンラインプレビューと修正、バージョン制御、レポート

文書処理は

の重さの中の重さは、文書をめぐるあらゆる基準、最終的には便利さのために必要です。

プロジェクトドキュメントの使用において、ファイルをどのように検索し、どのように速くプレビューし、ファイルを変更し、どのように異なるバージョンのファイルを管理するかが問題になります。

検索はもう私たちが情報を探すために不可欠な手段です。

構造ツリーの階層ごとに検索するよりも、ドキュメントの内容や属性などのラベルからファイルを検索する方が効果的です。

強力な検索はファイルの各方面をカバーすべきで、ファイルの名前、内容、修正時間に関わらず、やはり人、分類とユーザー定義の属性を修正して、詳しい検索条件ほど、必要なファイルを迅速に位置決めすることができます。

この時、私達の前の書類の分類とラベルはかなり大きな役割を果たしました。

この移動オフィスがますます一般的になった時代には、多くの仕事は時間と場所によって制限されなくなりました。

それに合わせて、私たちもいつでもどこでもファイルを見ることができるはずです。

ウェブサイト、タブレット、携帯電話を問わず、word、excelまたはpdfであれ、インターネットがあれば、各種ファイルのプレビュー需要はすべて満たされるべきです。

最後に、文書の異なるバージョンを管理することです。

一つの項目では、ドキュメントの使用中に変更が生じることがよくあります。

変更された文書に対して、一番いい方法はバージョン管理です。

まず、詳しい文書の変更履歴が必要です。誰がいつ文書を修正したかを知っています。バージョンの比較によって、速く違った点を見つけられます。次に、文書の最終版は便利に使えます。もし変更の歴史を見て初めて最終バージョンを知ることができたら、使用コストが大幅に上がります。

古いバージョンについては、同じ記録を残しておくべきです。

バージョンを調べてもバージョンを遡っても、完璧なバージョン管理は各ファイルバージョンの価値を最大化します。

配布：おすすめ、リリース、購読など

配信はメッセージリリースの要求と類似しているが、一方では伝達書類の正確性を保証し、一方ではメッセージの適時性も保証しなければならない。

QQ、メールボックスを使ってファイルを転送します。スピードが遅いだけでなく、書類の紛失と破損をもたらしやすいです。

したがって、書類の配布は統一、安全、快速を保証しなければならない。

文書を共有したり、発表したりすることによって、伝統的な添付ファイル形式に取って代わることができます。同じプラットフォームで文書の迅速な移動を実現することができます。また、異なる人員の異なる権限要求を満たすことができます。

署名、アーカイブ、復元

文書が作成、修正、審査などの様々な過程を経た後、最終的に原稿の決定を承認されます。

既定稿の標準化された文書は、任意に変更または移動することができません。

文書の内容の正確性と完全性はどのように確保されますか？一方、権限管理を完全にすることで関係者の操作を制約する一方、文書の状態を通じて文書に一定の操作制限を設定することによって、文書の管理ニーズを満たすことができます。

また、できるだけ選んでください。

信頼できるデバイスとシステムは、すべてのプロジェクトドキュメントを保存し、データのバックアップを行います。

ハードウェアに問題が発生した場合、データを素早く復旧して作業を続けることができます。

大企業にとっては、分散アーキテクチャを採用したファイル保存方式が良い選択です。

これは十分な保存空間を確保するとともに、かなり完備した災害対応体制を備えています。

文書管理はプロジェクト管理の重要な仕事となりました。管理レベルもだんだんプロジェクト管理のレベルになっています。

文書管理の仕事は非常に複雑で、必要な道具と手段がないとプロジェクト管理に大きな問題をもたらします。

したがって、優れた文書管理システムを選択することは非常に良い選択です。

Kass文書管理ソフトは国内初の正式オンライン文書管理システムとして、機能と安定の面で非常に良い経験があります。

多くの世界トップ500企業が長期的に協力しているオフィス管理ソフトです。